Wir arbeiten digital“ gehört inzwischen fast zum Standardvokabular vieler Unternehmen. Für Eigentümer ist das zunächst wenig aussagekräftig. Denn niemand hat etwas davon, dass eine Rechnung digital abgelegt wird, wenn sie anschließend trotzdem nicht gefunden wird.
Digitalisierung ist in der Immobilienverwaltung kein Selbstzweck. Sie ist dann sinnvoll, wenn sie Verwaltung einfacher, nachvollziehbarer und zuverlässiger macht.
Informationen dort haben, wo sie gebraucht werden
Immobilien produzieren erstaunlich viele Unterlagen: Rechnungen, Verträge, Protokolle, Abrechnungen, Versicherungsdokumente, Angebote, Fotos und Schriftverkehr.
Bei einer guten digitalen Ablage müssen diese Informationen nicht in verschiedenen Ordnern, E-Mail-Postfächern und Papierakten gesucht werden.
Sie werden strukturiert einem Objekt und möglichst auch dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.
Das spart nicht nur Zeit, sondern es reduziert auch Fehler.
Digitale Kommunikation bedeutet nicht unpersönliche Kommunikation
Manchmal entsteht der Eindruck, Digitalisierung bedeute, Menschen möglichst vollständig durch Portale und automatische Nachrichten zu ersetzen.
Das halten wir für den falschen Ansatz.
Eine Schadenmeldung lässt sich hervorragend digital aufnehmen. Dokumente können elektronisch bereitgestellt werden. Viele Standardvorgänge lassen sich dadurch erheblich beschleunigen.
Wenn eine Angelegenheit aber ein persönliches Gespräch erfordert, sollte dieses Gespräch weiterhin möglich sein.
Technik sollte Kommunikation erleichtern und nicht verhindern.
Weniger Papier, mehr Überblick
Der eigentliche Vorteil digitaler Verwaltung liegt deshalb häufig nicht in spektakulären Funktionen.
Es geht um ganz praktische Dinge: Rechnungen schneller zuordnen, Dokumente wiederfinden, Fristen überwachen und nachvollziehen zu können, welche Schritte bei einem Vorgang bereits erfolgt sind.
Auch Vertretungen werden dadurch einfacher. Informationen liegen nicht ausschließlich im Kopf oder im persönlichen E-Mail-Postfach eines einzelnen Mitarbeiters.
Gute Digitalisierung merkt man am Ergebnis
Eigentümer müssen nicht wissen, welche Software im Hintergrund jeden einzelnen Arbeitsschritt unterstützt.
Sie sollten aber das Ergebnis merken: Informationen sind verfügbar, Anfragen gehen nicht verloren, Unterlagen sind ordentlich geführt und Vorgänge bleiben nachvollziehbar.
Genau daran sollte sich Digitalisierung in der Immobilienverwaltung messen lassen.
