Der Wechsel einer Immobilienverwaltung beginnt selten spontan. Häufig gibt es vorher eine längere Vorgeschichte: schlechte Erreichbarkeit, offene Vorgänge, verspätete Abrechnungen oder schlicht das Gefühl, dass die Zusammenarbeit nicht mehr funktioniert.
Manchmal ist der Grund weniger dramatisch. Ein Verwalter gibt Bestände ab, ein Vertrag läuft aus oder die Anforderungen einer Eigentümergemeinschaft haben sich verändert.
Unabhängig vom Anlass gilt: Ein Verwalterwechsel sollte vorbereitet werden.
Zuerst den bestehenden Vertrag prüfen
Bevor eine neue Verwaltung gesucht wird, sollte geklärt werden, wie lange der bestehende Vertrag läuft und welche Kündigungsregelungen gelten.
Bei Wohnungseigentümergemeinschaften müssen zusätzlich die gesetzlichen Vorgaben rund um Bestellung und Abberufung des Verwalters sowie die erforderliche Beschlussfassung berücksichtigt werden.
Bei Mietverwaltungen richtet sich vieles nach dem geschlossenen Verwaltungsvertrag.
Deshalb sollte am Anfang nicht die Suche nach einem Nachfolger stehen, sondern ein sauberer Blick auf die bestehende Situation.
Nicht nur nach dem Preis fragen
Natürlich spielt die Vergütung bei der Auswahl einer Verwaltung eine Rolle. Sie sollte aber nicht das einzige Kriterium sein.
Mindestens ebenso wichtig sind Fragen wie:
Ein günstiges Angebot kann teuer werden, wenn Leistungen regelmäßig zusätzlich berechnet werden oder wichtige Aufgaben liegen bleiben.
Die Übergabe entscheidet über den Start
Eine neue Verwaltung kann nur mit den Informationen arbeiten, die ihr zur Verfügung stehen.
Deshalb ist eine vollständige Übergabe besonders wichtig. Dazu gehören unter anderem Verträge, Abrechnungen, Beschlüsse, Versicherungsunterlagen, technische Dokumentationen, Kontoinformationen und Informationen über laufende Vorgänge.
Auch offene Schäden, Rechtsstreitigkeiten oder ausstehende Handwerkerleistungen sollten dokumentiert werden.
Eine strukturierte Bestandsaufnahme zu Beginn erspart später viel Sucharbeit.
Ein Wechsel ist auch eine Gelegenheit
Der Verwaltungswechsel bietet die Möglichkeit, über Jahre gewachsene Strukturen zu überprüfen.
Ein guter Start mit einer neuen Verwaltung besteht deshalb nicht nur darin, einen Aktenordner zu übergeben.
Er ist die Gelegenheit, Ordnung in den Bestand zu bringen und die Zusammenarbeit für die kommenden Jahre auf eine vernünftige Grundlage zu stellen.
